Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch rồi triển khai các hoạt động ở đa dạng lĩnh vực khác nhau. Chẳng hạn như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… Tất cả nhằm mục đích thu hút sự chú ý và truyền tải một thông điệp đến người tham dự sự kiện đó. Như vậy, để tổ chức sự kiện hiệu quả, bạn nên biết 7 điều dưới đây.
Xác định chủ đề chính để tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện đều có một chủ đề nhất định. Thế nên, chủ đề phải bám sát mục tiêu của sự kiện cũng như thể hiện nét độc đáo sáng tạo của kịch bản. Chủ đề góp phần phần quyết định các thiết kế, trang trí và các nội dung liên quan khác tại sự kiện đó..
Mục đích tổ chức
Mục đích sự kiện được ví như là con đường soi sáng để dẫn lối bạn đi đúng hướng và đạt thành công. Mỗi sự kiện đều nhắm đến mục đích nhất định như truyền thông, tri ân, quảng bá thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ,… Khi bạn xác định mục đích rõ ràng thì các bước chuẩn bị và triển khai càng kỹ lưỡng. Điều đó sẽ hỗ trợ bạn triển khai tổ chức sự kiện như mong đợi mà bạn đã đặt ra.
Quản lý tài chính
Một trong những điều cực kỳ quan trọng không kém, đó là cách quản lý tài chính. Làm sao chi tiêu một cách hợp lý, hiệu quả? Đó luôn vấn đề khiến nhiều bạn đau đầu của nhiều nhà tổ chức sự kiện. Hiểu được tâm lý đó, chúng tôi đưa ra nguyên tắc cơ bản sau:
- Khảo sát trước mức thu về của sự kiện: Việc khảo sát giá cả sẽ giúp bạn dự trù kinh phí đảm bảo và tránh thất thoát ngân sách sau khi tổ chức sự kiện.
- Dự đoán kế hoạch dự phòng: Để hạn chế những huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, việc dự tính kế hoạch dự phòng sẽ tốt nhất và bạn biết phải làm gì khi có sự cố xảy ra.
Chuẩn bị kịch bản chi tiết
Một kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm: Kịch bản nội dung sự kiện, kịch bản MC, kịch bản âm thanh, ánh sáng,… Tất cả cần được thống nhất và tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu chạy.
Tất nhiên, kịch bản chi tiết trên giấy có thể không áp dụng đúng 100% như chênh lệch về thời gian hay những sự cố có thể diễn ra… Điều đó có thể dẫn đến những thay đổi của sự kiện. Vì thế, việc chuẩn bị kịch bản chi tiết sẽ giúp bạn tạo nên được một chương trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, đồng thời sự kiện được tổ chức suôn sẻ và thành công nhất.
Tìm địa điểm tổ chức
Nơi tổ chức sự kiện cũng là một trong những yếu tố quyết định, quan trọng hàng đầu đến sự thành bại của tổ chức sự kiện. Để tìm một địa chỉ an toàn và thuận tiện, bạn cần trả lời được những câu hỏi sau:
- Sự kiện ở quy mô lớn hay nhỏ?
- Nội dung và tính chất của sự kiện tổ chức là gì?
- Thành phần khách tham dự sự kiện dự kiến là bao nhiêu?
- Tổ chức sự kiện ở ngoài trời hay bên trong?
- Địa chỉ tổ chức có thuận tiện cho việc đi lại hoặc di chuyển của khách tham dự hay không?
Khi bạn trả lời câu hỏi trên thì việc lựa chọn được một địa điểm hay vị trí tổ chức ra sao thực sự rất quan trọng. Do đó, bạn cần cân nhắc và lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất cho sự kiện.
Cách thức thiết kế và trang trí tại sự kiện
Phụ thuộc vào ý tưởng chủ đạo và thông điệp chính của sự kiện mà bạn muốn chuyển tải đến khách hàng và đối tượng tham gia. Từ đó sẽ lựa chọn phong cách trang trí, đưa ra được những ý tưởng trang trí sự kiện phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, yếu tố sân khấu, âm thanh- ánh sáng tại sự kiện cũng cần được chuẩn bị rất kỹ trước khi bắt đầu sự kiện. Đây là một trong số những yếu tố quan trọng làm cho không khí sự kiện trở nên sinh động và cũng tạo nên thành công của sự kiện.
Triển khai thực hiện và giám sát trong quá trình tổ chức sự kiện
Đây là hai vấn đề cần quan tâm và bám sát để phát hiện kịp thời. Để công tác triển khai và giám sát diễn ra tốt, bạn cần trang bị các kỹ năng sau:
Kỹ năng giao tiếp: Nhờ kỹ năng này sẽ giúp bạn có thể điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Kỹ năng quản lý thời gian: Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, bạn cần lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết. Hơn nữa, nó sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Kỹ năng quan sát và nhanh nhạy: Bạn cần có khả năng bao quát mọi thứ và nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện. Đôi khi, bạn phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch, đồng thời giải quyết vấn đề phức tạp một cách nhanh chóng.
Mức độ tập trung cao dù là việc nhỏ nhất: Khi bạn ở vị trí giám sát, bạn không cần phải tự tay làm mọi việc. Nhưng phải nắm được yêu cầu chung, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực, từng hoạt động. Qua đó để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của từng hoạt động để có thể kịp thời điều chỉnh.
Hy vọng với 7 điều chia sẻ trên sẽ giúp bạn tự chủ và kiểm soát trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì vậy, hãy bỏ túi những lưu ý này và vận dụng linh hoạt để chương trình sự kiện của bạn thành công nhé!
